Zmiana zarządcy bez paraliżu wspólnoty
Najtrudniejszy jest pierwszy telefon. Reszta to procedura, którą przechodziliśmy dziesiątki razy — i której większość ciężaru bierzemy na siebie.
Cztery etapy przejęcia nieruchomości
Cały proces zamyka się zwykle w kilku tygodniach, licząc od uchwały właścicieli.
Oględziny i oferta
Oglądamy budynek, przeglądamy ostatnie sprawozdanie finansowe, protokoły przeglądów i umowy z dostawcami. Wskazujemy, co wymaga pilnego uporządkowania.
2–5 dniUchwała właścicieli
Przygotowujemy projekty uchwał — o wypowiedzeniu umowy dotychczasowemu zarządcy i o powierzeniu zarządu naszej firmie. Pomagamy zebrać głosy w trybie indywidualnego zbierania podpisów.
bez konieczności zebraniaProtokolarne przekazanie
Uczestniczymy w przekazaniu dokumentacji: ksiąg, wykazu lokali, książki obiektu budowlanego, protokołów przeglądów, umów i sald właścicieli. Braki wpisujemy do protokołu i egzekwujemy ich uzupełnienie.
do 30 dni od wypowiedzeniaUruchomienie obsługi
Zakładamy lub przejmujemy rachunek wspólnoty, weryfikujemy salda, aktualizujemy umowy z dostawcami i wysyłamy właścicielom komplet informacji o zasadach płatności i kontaktu.
pierwszy miesiącCzego żądać od ustępującego zarządcy
Warto mieć tę listę przy sobie na spotkaniu przekazującym — braki wychodzą zwykle dopiero przy pierwszym rozliczeniu.
Dokumenty wspólnoty
- Uchwały właścicieli wraz z listami do głosowania
- Protokoły zebrań i sprawozdania z lat ubiegłych
- Wykaz lokali z udziałami w nieruchomości wspólnej
- Umowy z dostawcami mediów i firmami serwisowymi
Finanse
- Salda właścicieli na dzień przekazania
- Stan funduszu remontowego i rozliczenie jego wydatków
- Ewidencja kosztów i zaliczek za bieżący rok
- Zestawienie zaległości i podjętych działań windykacyjnych
Technika
- Książka obiektu budowlanego
- Protokoły przeglądów okresowych wraz z zaleceniami
- Dokumentacja techniczna i powykonawcza budynku
- Gwarancje na wykonane roboty i urządzenia
Pierwsze pytanie zarządu: czy nam wolno?
Tak — zmiana zarządcy nie wymaga zgody dotychczasowego zarządcy ani niczyjej akceptacji z zewnątrz. Wystarczy uchwała właścicieli lokali podjęta większością głosów liczoną według wielkości udziałów, chyba że umowa wspólnoty stanowi inaczej.
Uchwałę można podjąć na zebraniu albo w trybie indywidualnego zbierania podpisów — ten drugi sposób bywa szybszy i nie wymaga zwoływania wszystkich w jednym terminie. Umowa z poprzednim zarządcą rozwiązuje się w terminie w niej przewidzianym; zwykle jest to jeden do trzech miesięcy.
- Projekty uchwał przygotowujemy nieodpłatnie, jeszcze przed decyzją
- Pomagamy zebrać podpisy i policzyć udziały
- Uczestniczymy w przekazaniu dokumentów i spisujemy braki
Terminy, które warto znać
Terminy wynikają z ustawy o własności lokali i Prawa budowlanego. Pilnujemy ich za wspólnotę i informujemy zarząd z wyprzedzeniem.
Przepisy, na które się powołujemy
Wszystkie w aktualnym brzmieniu, wprost z Internetowego Systemu Aktów Prawnych.
Pytania właścicieli lokali
Czy przy zmianie zarządcy trzeba zmieniać numer rachunku?
Nie zawsze. Rachunek należy do wspólnoty, nie do zarządcy — jeśli był prowadzony poprawnie, przejmujemy do niego dostęp. Gdy wymaga to nowej umowy z bankiem, informujemy właścicieli z wyprzedzeniem i podajemy nowy numer na piśmie.
Co z zaległościami sąsiadów po zmianie zarządcy?
Zaległości pozostają zobowiązaniem wobec wspólnoty i nie znikają wraz ze zmianą zarządcy. Przejmujemy stan sald i prowadzimy dalej wezwania do zapłaty, a przy większych kwotach przygotowujemy dokumenty do postępowania sądowego.
Czy nowy zarządca może podnieść zaliczki?
O wysokości zaliczek decydują właściciele w uchwale, a nie zarządca. Naszą rolą jest pokazanie rzetelnej kalkulacji kosztów — jeśli zaliczki są zaniżone i wspólnota co roku zamyka rok stratą, powiemy to wprost.
Jak często zarządca bywa na nieruchomości?
Częstotliwość wizyt zapisujemy w umowie. Standardem są regularne obchody budynku oraz obecność przy przeglądach, odbiorach robót i na zebraniu rocznym.
Rozważacie Państwo zmianę zarządcy?
Przygotujemy projekty uchwał i przejdziemy przez procedurę razem z zarządem — nawet jeśli ostatecznie wybiorą Państwo kogoś innego.