Kompleksowa obsługa nieruchomości
Wspólnota może powierzyć nam całość obowiązków albo tylko wybrany obszar — księgowość, technikę czy nadzór nad remontem. Poniżej pełna lista tego, czym się zajmujemy.
Zarządzanie nieruchomościami
Pełne przejęcie obowiązków zarządu nieruchomością wspólną — finanse, technika, sprawy formalne i bieżący kontakt z właścicielami w jednej umowie.
- Jedna umowa zamiast trzech osobnych obsług
- Stały opiekun nieruchomości i jeden numer kontaktowy
- Roczne sprawozdanie gotowe przed zebraniem wspólnoty
- Ubezpieczenie OC zarządcy nieruchomości
Administrowanie wspólnotami
Bieżąca obsługa administracyjna wspólnoty mieszkaniowej: korespondencja, zebrania, uchwały, kontakt z mieszkańcami i nadzór nad firmami zewnętrznymi.
- Organizacja zebrania rocznego od zawiadomień po protokół
- Projekty uchwał i zbieranie głosów
- Obsługa korespondencji i wykazu lokali
- Nadzór nad sprzątaniem i konserwacją
Obsługa księgowo-finansowa
Ewidencja pozaksięgowa wspólnoty, naliczanie zaliczek, rozliczenie mediów, sprawozdanie roczne i pełna obsługa rachunku bankowego.
- Ewidencja zgodna z ustawą o własności lokali
- Rozliczenie mediów według liczników lub przyjętego klucza
- Sprawozdanie roczne gotowe przed zebraniem
- Bieżąca kontrola zaległości właścicieli
Obsługa techniczna budynku
Przeglądy okresowe, książka obiektu budowlanego, obsługa awarii i nadzór nad konserwatorami — wszystko z kalendarzem terminów pilnowanym za wspólnotę.
- Plan przeglądów z rocznym wyprzedzeniem
- Zgłoszenia awarii kierowane do serwisu tego samego dnia
- Książka obiektu budowlanego prowadzona na bieżąco
- Kontrola jakości pracy firm zewnętrznych
Remonty i inwestycje
Przygotowanie zakresu prac, zebranie ofert, nadzór nad wykonaniem i rozliczenie remontu — od wymiany pionów po termomodernizację całego budynku.
- Zakres prac spisany przed zapytaniem ofertowym
- Minimum trzy porównywalne oferty do wyboru zarządu
- Nadzór nad wykonaniem i odbiory z protokołem
- Rozliczenie z funduszu remontowego lub kredytu
Obsługa prawna i windykacja
Uchwały zgodne z przepisami, umowy z dostawcami, wezwania do zapłaty i przygotowanie spraw o zaległości czynszowe do postępowania sądowego.
- Projekty uchwał odporne na zaskarżenie
- Weryfikacja umów z dostawcami i wykonawcami
- Windykacja miękka prowadzona systematycznie
- Współpraca z kancelarią przy sprawach sądowych
Co dokładnie robimy w ramach umowy
Zakres poniżej jest punktem wyjścia do rozmowy. Przy podpisaniu umowy trafia — w wersji dopasowanej do budynku — do załącznika.
Finanse i księgowość
- Ewidencja pozaksięgowa kosztów zarządu i zaliczek właścicieli
- Naliczanie zaliczek, opłat za media i wpłat na fundusz remontowy
- Rozliczenie roczne kosztów i przygotowanie sprawozdania dla wspólnoty
- Obsługa rachunku bankowego wspólnoty i płatności do dostawców
- Rozliczenia z urzędem skarbowym i deklaracje wspólnoty
- Windykacja miękka zaległości, wezwania do zapłaty
Technika i eksploatacja
- Prowadzenie książki obiektu budowlanego
- Zlecanie i nadzór nad przeglądami okresowymi (budowlany, gazowy, elektryczny, kominowy)
- Przyjmowanie zgłoszeń awarii i kierowanie ekip serwisowych
- Umowy z dostawcami mediów i firmami serwisowymi
- Kontrola pracy firm sprzątających i konserwatorów
- Odczyty i wymiana liczników, rozliczenie mediów
Administracja i sprawy formalne
- Organizacja zebrań rocznych i głosowań nad uchwałami
- Prowadzenie dokumentacji wspólnoty i wykazu lokali
- Korespondencja z właścicielami i urzędami
- Reprezentowanie wspólnoty przed dostawcami mediów
- Obsługa zmian właścicieli lokali i zawiadomień
- Współpraca z zarządem między zebraniami
Trzy poziomy obsługi
Stawka zawsze jest liczona od metra powierzchni lokali i podawana po oględzinach budynku. Poniżej to, co wchodzi w każdy z wariantów.
Administrowanie
Dla wspólnot, które mają własną księgowość albo aktywny zarząd i potrzebują wsparcia w bieżącej administracji.
- Obsługa korespondencji i dokumentacji
- Organizacja zebrania rocznego
- Nadzór nad firmami sprzątającymi i konserwatorami
- Przyjmowanie zgłoszeń od mieszkańców
Pełne zarządzanie
Najczęstszy wybór wspólnot: jedna umowa obejmująca finanse, technikę i sprawy formalne.
- Wszystko z wariantu „Administrowanie"
- Pełna księgowość i rozliczenia mediów
- Przeglądy techniczne i książka obiektu budowlanego
- Obsługa rachunku wspólnoty i płatności
- Windykacja miękka zaległości
Zarządzanie z inwestycjami
Dla wspólnot planujących termomodernizację, wymianę instalacji albo remont finansowany z kredytu.
- Wszystko z wariantu „Pełne zarządzanie"
- Przygotowanie zakresu prac i zebranie ofert
- Nadzór nad wykonaniem i odbiory
- Rozliczenie remontu i dokumentacja powykonawcza
- Wnioski o kredyt i premię remontową
Stawki ustalamy indywidualnie — zależą od liczby lokali, wyposażenia budynku (winda, garaż podziemny, kotłownia) i zakresu obowiązków. Po oględzinach przekazujemy jedną, stałą stawkę na piśmie.
Pytania o zakres obsługi
Czy można wziąć tylko księgowość wspólnoty?
Tak. Prowadzimy samą obsługę księgowo-finansową dla wspólnot, które mają aktywny zarząd i chcą zachować bieżącą administrację u siebie. Zakres opisujemy wtedy w osobnej umowie.
Kto płaci za naprawy i przeglądy?
Koszty robót i przeglądów pokrywa wspólnota ze środków zaliczek lub funduszu remontowego — nasze wynagrodzenie obejmuje zlecenie, nadzór i rozliczenie tych prac, a nie same roboty.
Czy korzystacie z własnych ekip?
Współpracujemy ze sprawdzonymi firmami z okolicy, ale wspólnota nie jest do nich przywiązana. Przy większych pracach zbieramy oferty i to zarząd wybiera wykonawcę.
Jak zgłasza się awarię?
Telefonicznie lub mailowo — zgłoszenie trafia do opiekuna nieruchomości. Sprawy awaryjne (zalanie, brak ogrzewania, awaria instalacji wspólnej) kierujemy do serwisu od razu, pozostałe planujemy w najbliższym terminie roboczym.
Nie wiedzą Państwo, który wariant będzie właściwy?
Wystarczy krótka rozmowa o budynku — podpowiemy, co ma sens przy tej liczbie lokali i tym wyposażeniu.