Administrowanie wspólnotami mieszkaniowymi
Dla wspólnot, które mają własną księgowość albo aktywny zarząd i potrzebują wsparcia w codziennych sprawach administracyjnych.
- Organizacja zebrania rocznego od zawiadomień po protokół
- Projekty uchwał i zbieranie głosów
- Obsługa korespondencji i wykazu lokali
- Nadzór nad sprzątaniem i konserwacją
Administrowanie a zarządzanie — różnica w praktyce
Te dwa pojęcia bywają używane zamiennie, ale w umowie znaczą co innego. Administrowanie to bieżąca obsługa: korespondencja, zebrania, kontakt z mieszkańcami, pilnowanie firm sprzątających. Zarządzanie obejmuje dodatkowo odpowiedzialność za finanse i stan techniczny nieruchomości.
Wspólnota, która ma sprawnie działający zarząd i własne biuro rachunkowe, często potrzebuje tylko tego pierwszego. Warto wtedy zapisać w umowie wprost, kto odpowiada za przeglądy i kto podpisuje umowy z dostawcami — to najczęstsze źródło nieporozumień.
Co obejmuje administrowanie
Zebrania i uchwały
- Zawiadomienia o zebraniu rocznym i porządek obrad
- Obsługa zebrania, protokół i lista obecności
- Projekty uchwał i indywidualne zbieranie głosów
- Zawiadamianie właścicieli o podjętych uchwałach
Korespondencja i mieszkańcy
- Odpowiedzi na pisma właścicieli lokali
- Zawiadomienia o pracach, przerwach w dostawie mediów, awariach
- Aktualizacja wykazu lokali i danych właścicieli
- Obsługa zmian właścicielskich i zgłoszeń najmu
Porządek i otoczenie
- Nadzór nad firmą sprzątającą i konserwatorem
- Utrzymanie terenów zielonych i odśnieżanie
- Kontrola stanu części wspólnych i zgłaszanie usterek
- Gospodarka odpadami i deklaracje śmieciowe
Częste pytania
Czy administrowanie wystarczy naszej wspólnocie?
Jeśli zarząd sam pilnuje finansów i przeglądów, a potrzebuje wsparcia w papierach i kontakcie z mieszkańcami — tak. Przy budynkach z windą, kotłownią czy garażem podziemnym zwykle korzystniejsze jest pełne zarządzanie, bo obowiązki techniczne są tam znacznie szersze.
Kto odpowiada za przeglądy przy umowie o administrowanie?
To zależy od zapisów umowy. Domyślnie obowiązek pozostaje po stronie wspólnoty, ale możemy przejąć organizację przeglądów jako rozszerzenie zakresu — wtedy zapisujemy to wprost, razem z terminami.
Czy można przejść z administrowania na pełne zarządzanie?
Tak, wystarczy aneks do umowy i uchwała właścicieli. Wiele wspólnot zaczyna od węższego zakresu i rozszerza go po roku współpracy.
Zastanawiają się Państwo, który zakres wybrać?
Podpowiemy po obejrzeniu budynku i przejrzeniu dokumentacji — bez naciągania na szerszą umowę, niż potrzeba.