Zebranie roczne to jedyny moment w roku, w którym właściciele lokali decydują o wszystkim naraz: o ocenie pracy zarządu, o pieniądzach na kolejny rok i o remontach. Warto, żeby przeszło sprawnie — a to w dużej mierze kwestia przygotowania.
Termin: do 31 marca
Ustawa o własności lokali wskazuje, że zebranie ogółu właścicieli powinno odbyć się co najmniej raz w roku, nie później niż w pierwszym kwartale. Jeśli zarząd go nie zwoła, zebranie może zwołać każdy z właścicieli.
Zawiadomienia trzeba wysłać na co najmniej tydzień przed terminem — z porządkiem obrad i informacją o planowanych zmianach w wysokości opłat.
Co musi znaleźć się w porządku obrad
- Sprawozdanie zarządu za rok poprzedni, wraz ze sprawozdaniem finansowym.
- Uchwała w sprawie absolutorium dla zarządu.
- Plan gospodarczy na kolejny rok i wysokość zaliczek.
- Sprawy remontowe — jeśli planowane są prace wykraczające poza bieżącą konserwację.
Do tego dochodzą sprawy zgłoszone przez właścicieli. Warto zebrać je wcześniej, żeby nie prowadzić dyskusji o parkingu w punkcie „wolne wnioski”, gdy połowa sali już wyszła.
Trzy błędy, które kosztują najwięcej
- Zawiadomienie wysłane za późno albo nie do wszystkich. To najczęstsza podstawa zaskarżenia uchwały. Wykaz właścicieli musi być aktualny — łącznie z tymi, którzy kupili lokal w grudniu.
- Uchwała bez policzonych udziałów. Głosy liczy się według wielkości udziałów w nieruchomości wspólnej, a nie „na głowę” — chyba że wspólnota przyjęła inaczej odrębną uchwałą.
- Brak protokołu z podpisami. Protokół i listy do głosowania to jedyny dowód na to, jak przebiegało zebranie. Bez nich uchwała jest praktycznie nie do obrony.
Co robi zarządca
Przygotowujemy komplet: zawiadomienia, sprawozdanie finansowe z omówieniem, projekty uchwał i listy do głosowania. Na zebraniu prowadzimy część formalną i spisujemy protokół, a po wszystkim zawiadamiamy właścicieli o podjętych uchwałach — także tych, którzy nie dotarli.
Jeśli w Państwa wspólnocie zebranie z roku na rok kończy się awanturą o niejasne rozliczenie, proszę się z nami skontaktować — zwykle problem leży w formie prezentacji danych, a nie w samych liczbach.